PRIVACY POLICY 

Trinet transportation inc., including its affiliated companies (collectively “Trinet Global Logistics”), puts its employees first and commits to instituting processes that are in line with best industry practices to ensure the confidentiality of personal information collected as part of its activities, pursuant to legislation in effect. 

The goal of this Privacy Policy (the “Policy”) is to provide Trinet Global Logistics a framework to ensure personal information is handled bearing in mind risk management related to the confidentiality of data and pursuant to legislation in effect. The Policy governs the collection, use, communication, preservation and destruction of personal information as part of the commercial activities of Trinet Global Logistics. 

1. Application 

This policy applies to all permanent and temporary Trinet Global Logistics employees, applicants, candidates, students, interns, volunteers and independent contractors (“persons”). 

2. Definition of “personal information” 

“Personal information” includes information about a person that makes it possible to identify that person. Personal information includes a person’s name, associated with any other piece of information about him or her (for example, employee number, salary, social insurance number, birth date, home address, etc.), except for business information as it appears on a business card (including the business email address). 

3. Why do we collect personal information? 

The Policy authorizes Trinet Global Logistics to collect, use and communicate personal information for legitimate business purposes, provided it does so equitably and legally. Trinet Global Logistics is responsible for the personal information collected and should normally reveal the identity of those to whom it regularly conveys or transfers personal information, including affiliated or related companies that are part of the Trinet Global Logistics group. Trinet Global Logistics may use online services to help search for and recruit candidates. 

The main purposes for which Trinet Global Logistics collects personal information are as follows: 

  • to provide human resources, to conduct searches for and the selection of personnel, to recruit and 

  • to facilitate the search for and selection and recruitment of candidates. 

Other reasons personal information may be collected must be determined by Trinet Global Logistics before or during its collection. 

As an employer, Trinet Global Logistics collects, uses and communicates personal information to establish and manage relations with employees, as well as to manage and verify activities, particularly to prevent any violation of the law or any other activity that could prejudice Trinet Global Logistics’ interests. 

Trinet Global Logistics keeps up-to-date preservation schedules for files to ensure personal information is kept solely for the amount of time necessary to fulfill the purposes set out above. Trinet Global Logistics does not retain personal information longer than necessary, except when required by law. 

Once we establish an employment or placement relationship with someone, we use the data they provide to comply with laws and regulations, including, but not limited to, for employment, taxation and social security. 

At different phases in the employment relationship with employees, Trinet Global Logistics may gather the following personal information in particular: 

  • name, date of birth, sex, marital status, beneficiaries and ID numbers, including the social insurance and driver’s licence numbers, when required; 

  • information about education and training, work experience, professional references and credit and criminal background checks; 

  • personal address, phone number, cell phone number, email address and emergency contact information; 

  • health and medical information, including emergency contact information and information about the health of the person and his or her spouse and dependents; 

  • employment history and experience, training, compensation, information about performance and disciplinary measures at Trinet Global Logistics. 

4. Consent 

The person must consent to the collection, use and communication of personal information, except in cases permitted by law. Trinet Global Logistics normally collects, uses and communicates personal information following informed consent and to meet specific needs. Being informed means understanding the nature, goal and consequences of the collection, use and communication of personal information. Our commitment involves: 

  • informing the person in understandable terms of the objectives of collecting, using and communicating personal information; 

  • obtaining the person’s consent before or during the collection of the information, as well as when a new use of the personal information is anticipated. 

Trinet Global Logistics relies on implicit consent only when appropriate, depending on the sensitive nature of the personal information and the reasonable expectation of the persons. 

Exceptions to the principle of consent 

There are a number of exceptions to the obligation to inform people of the collection, use or communication of personal information concerning them and obtain their consent. Here are few examples of situations in which Trinet Global Logistics is not required to inform people or obtain their consent: 

Trinet Global Logistics may collect and use personal information: 

  • (a) if it is clearly in the person’s interest, and it is impossible to obtain his or her consent in a timely manner; 

  • (b) if the fact of informing and obtaining consent should compromise the availability or accuracy of the information; 

  • (c) if it is necessary to conduct an investigation regarding an infraction or violation of a law in effect. 

Trinet Global Logistics may use and communicate personal information: 

  • (a) if there are reasonable grounds to suggest that the information could be useful as part of an investigation into a violation of a law in effect; 

  • (b) in case of emergency that constitutes a threat to a person’s life, health or safety; 

  • (c) for the purposes of statistical or university research (providing prior notice to the Office of the Privacy Commissioner of Canada). 

Trinet Global Logistics may communicate personal information: 

  • (a) to an attorney that represents Trinet Global Logistics; 

  • (b) to collect a person’s debt with Trinet Global Logistics; 

  • (c) to comply with a subpoena, an order or a warrant issued by a court; 

  • (d) to an investigating agency or a government institution with the legal authority to obtain information (i.e., for the purposes of an investigation); 

  • (e) 20 years after the person’s death or 100 years after the creation of the file; 

  • (f) if required by law. 

5. Transfer of personal information to service providers (in Canada or elsewhere) 

Trinet Global Logistics may transfer, process or preserve personal information outside of Canada. However, Trinet Global Logistics transfers personal information to service providers only if this transfer complies with the principles and rules set out in this Policy and the privacy laws in effect. These service providers will have to collect, use, communicate and preserve personal information pursuant to this Policy and legislation in effect. When it uses service providers, Trinet Global Logistics (i) shows due diligence in choosing service providers that will handle personal information on its behalf, (ii) imposes reasonable contractual conditions on these providers so that they do a comparable job of protecting data security and (iii) verifies that said providers do a comparable job of protecting data security. 

6. Security measures 

Trinet Global Logistics takes reasonable measures to protect and secure personal information against illegal and unauthorized access, communication, copying, use or modification. This also includes protection measures against the loss of, theft of and damage to this information. If a person learns of the loss of, unauthorized access to, a lack of security for or unauthorized communication of personal information, whether or not the person is at the origin of this loss, access or unauthorized communication, he or she must immediately inform the line manager or person responsible for privacy protection: legal@gotrinet.com. 

7. Access to personal information and correction 

Trinet Global Logistics takes reasonable measures to ensure that personal information is preserved with the accuracy required. Pursuant to legislation in effect, Trinet Global Logistics may give a person access to his or her personal information and the means to make corrections pursuant to privacy regulations in effect. Anyone may contest the accuracy and completeness of the information and make changes to it accordingly. Requests for copies of personal information must be made in writing to the person responsible for privacy protection at Trinet Global Logistics (legal@gotrinet.com). 

8. Duty to notify 

In keeping with legislation in effect, Trinet Global Logistics must notify the individuals concerned and privacy regulatory bodies of any security breach regarding their personal information under Trinet Global Logistics’s control, if there is reason to believe that the breach creates a genuine risk of significant prejudice to these individuals. The expression “significant prejudice” includes “bodily injury, humiliation, damage to reputation or relationships, loss of employment or business or professional opportunities, financial loss, identity theft, a negative impact on the credit history and damage to or loss of property.” Such notice will be given as soon as Trinet Global Logistics becomes aware that a breach has occurred. This policy takes immediate effect and replaces all previous versions. Trinet Global Logistics reserves the right to interpret this Policy at its discretion and to make occasional changes to it as it sees fit, with no requirement for notice. 

COOKIE USAGE POLICY 

What are cookies? 

Cookies are pieces of information that we store on your computer to collect certain information about you. Do not worry! They simply allow us to optimize the operation of the website and to offer you a more personalized experience. 

The information we keep 

Cookies store only a minimal amount of data and do not collect any personal information about you. Our cookies are generally encrypted and can only be read by our servers. Cookies are typically used to communicate with our servers to help us improve the operation of our website. 

For example, when you visit our site, we place a cookie on your computer to allow you to navigate from page to page without having to log in. These cookies are deleted when you leave our site. 

We also use cookies to remind us who you are, so that you can reconnect to the site more easily and we can see which sections you visit and for how long, simply to help us improve our site. These cookies remain on your computer until you delete them. 

Our partner cookies 

We sometimes store cookies from other companies we trust, such as Google. We use a program called Google Analytics which allows us to better understand how you use the site and how we can improve it. Google Analytics keeps cookies on your computer that tell us, for example, how long you spend on our site and what pages you visit. To learn more about Google Analytics, visit the Google Analytics Cookie Usage on Websites page. 

We also work with other partners who use cookies to help us optimize our site and improve your browsing experience. Visit their websites or contact them to learn more about their data use policies. Here is a non-exhaustive list: 

  • Pendo 

  • Zendesk  

  • Google 

  • Localize 

  • Log Rocket 

  • Square Space (Visit https://support.squarespace.com/hc/en-us/articles/360001264507-The-cookies-Squarespace-uses) 

  • Youtube  

  • Social blocks  

  • Click Dimension  

  • Meta Pixel  

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Confidentialité et protection des renseignements personnels

Trinet Logistique Globale inc. et Trinet Transportation inc. ainsi que leurs sociétés affiliées, (collectivement « Trinet Logistique Globale »), accordent la priorité à la protection des renseignements personnels et s’engage à mettre en place les processus conformes aux meilleures pratiques de l'industrie afin d'assurer la confidentialité des renseignements personnels recueillis dans le cadre de leurs activités, conformément aux lois applicables.

L’objectif de cette Politique de confidentialité (la « Politique ») est de régir la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels dans le cadre des activités commerciales de Trinet Logistique Globale et de fournir à Trinet Logistique Globale un cadre axé sur la gestion des risques et sur la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés. La politique.

Cette politique entre en vigueur immédiatement et remplace toutes les versions précédentes. Trinet Logistique Globale se réserve le droit d'interpréter cette politique à sa discrétion et d'y apporter des modifications ponctuelles à sa convenance, sans qu'aucun préavis ne soit nécessaire.

1. Application

Cette politique s’applique à tous les employés, directeurs et représentants autorisés de Trinet Logistique Globale, ainsi qu'à toute personne susceptible de communiquer des renseignements personnels à Trinet Logistique Globale, y compris, mais sans s'y limiter, par l'intermédiaire de l'un de ses sites Web, par courriel ou par téléphone.

2. Définition de « renseignements personnels »

Les « renseignements personnels » comprennent des renseignements concernant une personne qui permettent de l’identifier, directement ou indirectement, mais ne comprennent pas les informations publiques telles que les informations professionnelles d'une personne (nom, titre, numéro de téléphone professionnel et adresse électronique).

3. Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique des renseignements personnels à des fins légitimes d’affaires et conformément à la loi. Trinet Logistique Globale est responsable des renseignements personnels collectés et, s’il y a lieu, divulgue l’identité de ceux à qui elle communique des renseignements personnels, y compris ses sociétés affiliées ou liées faisant partie du groupe Trinet Logistique Globale.

·      Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique des renseignements personnels pour établir et gérer les relations avec les candidats et les employés, ainsi que pour gérer et la vérifier les activités, notamment pour prévenir toute violation de la loi et toute autre activité pouvant nuire aux intérêts de Trinet Logistique Globale.

Trinet Logistique Globale tient à jour des échéanciers de conservation des dossiers pour s’assurer que les renseignements personnels s ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon les exigences de la loi.

Quant aux renseignements personnels recueillis à des fins d'emploi ou de recrutement, Trinet Logistique Globale utilise les renseignements personnels fournis pour se conformer aux lois et règlements, y compris, mais sans s'y limiter, à des fins d'emploi, de fiscalité et de sécurité sociale. À diverses étapes de sa relation de travail avec les employés et les candidats, Trinet Logistique Globale peut recueillir des renseignements personnels, notamment :

  • nom, date de naissance, sexe, statut matrimonial, ayants droit, numéros d’identité, y compris numéro d’assurance sociale et de permis de conduire, lorsque requis;

  • renseignements sur la scolarité et la formation, l’expérience de travail et les références professionnelles, ainsi que la vérification des dossiers de crédit et criminel ;

  • adresse personnelle, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse courriel et renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence ;

  • information sur la santé et de nature médicale, y compris les renseignements sur la personne à contacter en cas d’urgence et de l’information sur l’état de santé de la personne, de son conjoint ou de sa conjointe et des personnes à charge ;

  • parcours et expérience de travail, formation, rémunération, information sur le rendement et les mesures disciplinaires chez Trinet Logistique Globale.

4. Consentement

Trinet Logistique Globale recueille, utilise et communique normalement des renseignements personnels à la suite d'un consentement explicite et éclairé, sauf dans les cas prévus par la loi. Trinet Logistique Globale doit obtenir le consentement de la personne avant ou au moment de la collecte des renseignements, ainsi que lorsqu'une nouvelle utilisation des renseignements personnels est prévue. La société doit également informer la personne, au moment de la collecte et en termes compréhensibles, des fins de la collecte et des moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis, ainsi que de son droit d'accéder à ses renseignements personnels et de les rectifier, conformément à la loi, et de retirer son consentement à l'utilisation de ces renseignements.

Trinet Logistique Globale vérifie toujours la nature sensible des renseignements personnels et les attentes raisonnables des personnes avant de se fier uniquement à un consentement implicite. 

·      Exceptions au principe de consentement

·      Il existe un certain nombre d’exceptions prévues par la loi à l'obligation d'informer et d'obtenir le consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels. Voici des exemples de situations dans lesquelles Trinet Logistique Globale n'est pas tenue d'informer les gens ou d'obtenir leur consentement pour la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels :(a) pour se conformer à une citation à comparaître, à une ordonnance ou à un mandat émis par une cour;

  • en cas d'urgence constituant une menace pour la vie, la santé ou la sécurité d'une personne;

  • (c) à un organisme d’enquête ou à une institution gouvernementale ayant l’autorité légale d’obtenir de l’information (c.-à-d. aux fins d’une enquête);

  • (c) si cela est exigé par la loi.

5. Transfert de renseignements personnels à des fournisseurs de services (au Canada ou ailleurs)

Trinet Logistique Globale peut transférer, traiter ou conserver les renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, Trinet Logistique Globale ne transfère les renseignements personnels à des fournisseurs de services que si ce transfert est conforme aux principes et autres règles indiqués dans cette Politique et conformément à la législation applicable. Ces fournisseurs de services devront recueillir, utiliser, communiquer et conserver les renseignements personnels conformément à cette Politique et aux lois en vigueur. Lorsqu’elle a recourt à des fournisseurs de services, Trinet Logistique Globale (i) fait preuve de diligence raisonnable dans le choix des fournisseurs de services qui traiteront les renseignements personnels en son nom, (ii) impose des conditions contractuelles raisonnables à ces fournisseurs  en matière de sécurité des données et (iii) vérifie de façon continue que lesdits fournisseurs utilisent au moins le même niveau de diligence que Trinet Logistique Globale pour assurer la sécurité des données. 6. Mesures de sécurité

Trinet Logistique Globale prend des mesures de protection et de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification illicites et non autorisés. Ceci comprend également des mesures de protection contre la perte, le vol et les dommages causés à ces renseignements. Si une personne apprend la perte, l’accès non autorisé, le manque de sécurité ou la communication non autorisée de renseignements personnels, qu’elle soit ou non à l’origine de cette perte, de cet accès ou de cette communication non autorisée, elle doit immédiatement en informer le responsable de la protection de la vie privée : legal@gotrinet.com.

7. Accès aux renseignements personnels et rectification

Trinet Logistique Globale prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont conservés avec toute l’exactitude nécessaire. Trinet Logistique Globale donnera à une personne l’accès à ses renseignements personnels et les moyens d’y apporter des rectifications. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégralité de l’information et demander des rectifications en conséquence.  Les demandes d'accès ou de rectification des renseignements personnels doivent être faites par écrit à la personne responsable de la protection de la vie privée chez Trinet Logistique Globale (legal@gotrinet.com).

8. Devoir d’aviser

Trinet Logistique Globale doit aviser les personnes, de même que les autorités de réglementation en matière de confidentialité, de toute violation faite aux mesures de sécurité entourant leurs renseignements personnels sous la gouverne de Trinet Logistique Globale, s’il est raisonnable de croire dans les circonstances que la violation comporte un risque réel de créer un préjudice grave à ces personnes. « Préjudice grave » comprend préjudice corporel, humiliation, dommage à la réputation ou aux relations, perte d’emploi, d’occasions d’affaires ou professionnelles, perte financière, vol d’identité, impacts négatifs sur le dossier de crédit et dommage ou perte touchant la propriété. Un tel avis sera fait aussitôt que Trinet Logistique Globale aura connaissance qu'une infraction comportant un risque de préjudice grave s'est produite.

 

POLITIQUE D'UTILISATION DES COOKIES

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Nous travaillons également avec d'autres partenaires qui utilisent des cookies pour nous aider à optimiser notre site et à améliorer votre expérience de navigation. Visitez leurs sites Web ou contactez-les pour en savoir plus sur leurs politiques d'utilisation des données. En voici une liste non exhaustive :

·      Pendo

·      Zendesk 

·      Google

·      Localize

·      Log Rocket

·      Square Space

·      Youtube 

·      Blocs sociaux 

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·      Meta Pixel  

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